Memahami Perintah Kerja Tertulis

Mengidentifikasi pokok perintah dan merencanakan tindak lanjut perintah berdasarkan catatan_ Sebagai seorang calon karyawan atau pegawai pada sebuah instansi tertentu, kecepatan memahami isi perintah kerja dari atasan atau pimpinan menjadi sesuatu yang sangat penting. Salah satu perintah kerja yang penting dipahami dengan cepat adalah perintah kerja dalam bentuk tertulis. Memahami perintah kerja tertulis bermakna mengetahui benar tentang suatu perintah yang disampaikan secara tertulis untuk dilaksanakan sesuai dengan isi perintah. Perintah kerja tertulis biasanya dituangkan dalam bentuk surat perintah. Surat perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau pihak yang lebih tinggi dan ditujukan kepada instansi atau pihak yang lebih rendah untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu sesuai dengan yang tertulis dalam surat perintah. Bagian-bagian yang tampak dalam surat perintah adalah sebagai berikut.

1. Judul
2. nomor
3. nama dan jabatan penerima perintah
4. isi perintah
5. tanggal, bulan, dan tahun dikeluarkan
6. tempat dikeluarkan
7. cap unit atau organisasi
8. tanda tangan, nama, dan induk pegawai pemberi perintah

Dalam konteks kelembagaan, surat perintah bisa berfungsi sebagai salah satu sarana komunikasi antara atasan (pimpinan) dan bawahan dalam memberikan suatu perintah yang harus atau tidaknya dilaksanakan. Tujuan pembuatan surat perintah adalah mengharapkan sesuatu yang diinginkan atau kehendak dapat terwujud oleh orang lain. Berdasarkan penyampaian, perintah dapat berupa lisan dan tulisan atau tertulis. Berdasarkan bentuknya, perintah dapat diwujudkan dalam bentuk surat perintah, surat tugas, intruksi. Cara pemberian perintah dapat dilakukan melalui surat, pengumuman, buku manual kerja, surat edaran, disposisi, juga memo. Hal itu disesuaikan dengan situasi dan keperluan.

Perintah, baik berdasarkan penyampaian atau berdasarkan bentuknya, pada prinsipnya sama, yaitu menyuruh atau meminta seseorang melakukan atau tidak melakukan aktivitas berdasarkan perintah. Apabila Anda menerima perintah tertulis, hal yang harus dilakukan di antaranya:

1. membaca dengan saksama perintah tertulis yang diterima;
2. mengerti atau mengetahui isi perintah;
3. bertanya jika belum mengerti, baik kepada pemberi perintah (jika memungkinkan) maupun kepada pihak lain yang sekiranya mengerti tentang perintah itu.

Tindakan selanjutnya setelah menerima perintah tersebut, namun belum melaksanakan perintah, di antaranya:

1. menuliskan isi perintah;
2. merencanakan atau menentukan untuk melaksanakan perintah;
3. menyiapkan komponen-komponen (administrasi) secara lengkap, sesuai dengan keperluan;
4. berkonsultasi dengan pemberi perintah.

Surat Perintah melalui surat

Surat Perintah melalui Memo

Memorandum sering disebut juga memo. Memo atau memo randum merupakan surat yang dipergunakan secara intern dalam suatu unit kerja (lembaga), berupa surat dari atasan (pimpinan) kepada bawahan atau antarpejabat dalam suatu unit kerja atau lembaga. Fungsi isi memo dapat berupa pemberitahuan atau informasi permintaan, memberi saran dan petunjuk, pesan-pesan dan perintah.

Membuat bagan/prosedur kerja berdasarkan perintah kerja tertulis

Surat perintah yang diterima, tentu harus ditindaklanjuti dengan melakukan isi perintah tersebut dengan sebaik-baiknya. Bagaimana pun juga, surat perintah kerja yang disampaikan secara tertulis memiliki kekuatan hukum dan moral tertentu bagi penerima perintah. Surat perintah kerja juga berhubungan dengan loyalitas kerja dan kualitas kerja penerima perintah.

Oleh karena itu, dalam melakukan isi surat perintah kerja, memerlukan tahapan kerja atau prosedur yang matang agar berhasil dengan baik. Salah satu bentuk prosedur kerja yang perlu disiapkan adalah menyusun atau membuat bagan atau prosedur kerja berdasarkan perintah kerja tertulis. Dalam praktiknya, tidak terdapat pembakuan dalam penyusunan bagan atau prosedur kerja berdasarkan perintah tertulis. Prosedur kerja disusun berdasarkan kepentingan dan ketercapaian tujuan isi perintah kerja. Prosedur kerja disusun agar pelaksanaannya terencana dan tersusun dengan sistematis. Prosedur kerja harus mengandung beberapa aspek berikut ini.

1. Nomor urut kegiatan;
2. kegiatan;
3. waktu pelaksanaan;
4. keterangan atau catatan.

Berikut ini disajikan salah satu contoh prosedur kerja berdasarkan surat perintah. Pahamilah kembali isi surat perintah berikut ini.

Prosedur kerja terhadap isi surat perintah tersebut dapat disusun sebagai berikut.

Prosedur kerja yang telah disusun perlu diiformasikan kepada pemberi perintah. Informasi yang disampaikan adalah rencana kegiatan yang akan dilakukan kepada pemberi perintah yang telah disusun seperti contoh tersebut. Selanjutnya, perlu juga diadakan revisi rencana kegiatan sesuai dengan arahan pemberi perintah.